Самыми многочисленными документами в отраслевом документообороте всегда были и продолжают быть лесные декларации и отчёты об использовании лесов. Лесная декларация и отчёт об использовании лесов — одни из ключевых документов лесного отраслевого документооборота.

Подавая лесную декларацию, лесопользователь информирует государство о намерении использовать леса, о том, какие ресурсы, в каких объё­мах и где будут использоваться. В связке с лесной декларацией работает и ещё один важный документ — отчёт об использовании лесов, который показывает по итогам использования лесного участка или рубки лесных насаждений, насколько заявленные в лесной декларации намерения были исполнены. Эти документы поступают от лесопользователей в органы государственной власти субъектов Российской Федерации в области лесных отношений на основе утверждённого регламента по оказанию государственной услуги по приёму лесных деклараций и отчётов об использовании лесов от граждан, юридических лиц, осуществляющих использование лесов. Информация о лесной декларации и отчётах об использовании лесов содержится в ЛесЕГАИС.

Существует жёсткое законодательное требование к органам государственной власти субъектов Российской Федерации в области лесных отношений о внесении любого право­устанавливающего или отчётного документа, включая лесную декларацию и отчёт об использовании лесов, в ЛесЕГАИС в 3­дневный срок после их приёма. Лесная декларация и отчёты об использовании лесов — важнейшие элементы цепочки, которая позволяет осуществлять контроль законности происхождения древесины от договора аренды или договора купли­продажи лесных насаждений, через лесную декларацию и отчёт об использовании лесов к декларации о сделках
с древесиной.

В соответствии со ст. 50.6 Лесного кодекса Российской Федерации в лесной декларации указывается объём подлежащей заготовке древесины с указанием местоположения лесного участка, на котором будет осуществляться рубка лесных насаждений. Кроме того, информация об объёме, видовом (породном) и сортиментном составе древесины и мес­тоположении лесного участка, на котором фактически произведена рубка, отражается в отчёте об использовании лесов.

На 29 декабря 2017 года в ЛесЕГАИС содержалось 2,3 млн. отчётов об использовании лесов и 338 тыс. лесных деклараций, которые были подготовлены и направлены лесопользователями в органы государственной власти субъектов Российской Федерации в области лесных отношений, которые в свою очередь рассмот­рели, приняли эти документы, а информацию о них подали в 3­дневный срок в ЛесЕГАИС. Эта информация в ЛесЕГАИС доступна не только участникам этого документооборота, но и всем заинтересованным гражданам, общественным организациям, бизнесу в открытой части ЛесЕГАИС.

Предприниматели, работающие с ЛесЕГАИС, в последние дни декабря 2017 года могли отметить на своих страницах появление новых вкладок «Лесная декларация» и «Отчёт об использовании лесов». Ранее такие вкладки были доступны только уполномоченным сот­рудникам органов управления лесами субъектов Российской Федерации, которые вносили информацию в ЛесЕГАИС об указанных документах в соответствии с требованиями законодательства. Теперь появился новый функционал, который может облегчить тяжёлый и объёмный отраслевой документооборот, установленный более 10 лет назад Лесным кодексом Российской Федерации. Новый функционал ЛесЕГАИС позволяет вносить лесную декларацию и отчёт об использовании лесов в орган управления лесами субъекта Российской Федерации авторами этих документов — лесопользователям.

Реализована также возможность прикреплять файлы, которые необходимы. Внесённые таким образом лесные декларации и отчёты об использовании лесов становятся доступными для рассмотрения уполномоченными представителями органов государственной власти субъектов Российской Федерации в области лесных отношений.

Как это установлено административным регламентом предоставления органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области лесных отношений государственной услуги по приёму лесных деклараций и отчётов об использовании лесов от граждан, юридических лиц, осуществляющих использование лесов, при рассмотрении поступившие документы могут быть приняты или отклонены по установленным основаниям.

Извещение о приёме или об отказе в приёме лесной декларации или отчёта об использовании лесов поступает на страницу лесопользователя. Вся история приёмов и отказов по документам сохраняется и у лесопользователя, и у органа управления лесами субъекта Российской Федерации. В соответствии с лесным законодательством, в срок не более чем три рабочих дня с момента приёма лесной декларации или отчёта об использовании лесов информация о них представляется уполномоченными органами государственной власти в ЛесЕГАИС путём подписания принятых документов усиленной квалифицированной электронной подписью.

Новый функционал ЛесЕГАИС потребует обкатки в новом 2018 году, потребуется также доработка должностных регламентов уполномоченных сотрудников в регионах. Федеральное агентство лесного хозяйства ожидает предложений по доработке нового функционала.